To, ka grāmatvedība ir tiešā veidā saistīta ar finanšu plānošanu un finanšu pārskatu rakstīšanu zina gandrīz visi, tomēr plašāka izpratne par šo procesu ir tikai tiem, kam ar to ir ciešāka saistība, respektīvi, pašiem grāmatvežiem. Grāmatvedības pamata principus tomēr vajadzētu pārzināt ikvienam, kam ir kaut vai vismazākā saistība ar finanšu plānošanu, tāpēc skaidrojam, kas īsti ir grāmatvedība un ko šis process sevī iekļauj.
Pēc definīcijas, grāmatvedība ir process, kas nosaka, analizē un nodod lietošanā finansiālo informāciju par fizisku vai juridisku personu, lai vēlāk šī fiziskā vai juridiskā persona, varētu pieņemt lēmumus un spriedumus un ja tas nepieciešams, nodot informāciju tālāk. Vienkāršāk sakot, grāmatvedība ļauj apkopot un pārskatāmā veidā izklāstīt informāciju par uzņēmuma finansiālo stāvokli un visām finanšu norisēm tajā. Grāmatveži šo informāciju apkopo, analizējot tādus objektus kā uzņēmuma īpašuma stāvoklis un veiktie saimnieciskie darījumi, katra saimnieciskā darījuma sākums un norise, uzņēmuma ieņēmumi un izdevumi katrā pārskata periodā un uzņēmuma darbības rezultāti.
Grāmatvedība sastāv no dažādiem elementiem. Grāmatvedības galvenie elementi ir dažādu uzņēmuma materiālo vērtību (nekustamā īpašuma, iekārtu, patentu utt.) novērtēšana naudas izteiksmē, visu finanšu darījumu dokumentācija, inventarizācija un finanšu pārskatu un bilances veidošana. Katrs no šiem pamata uzdevumiem sevī ietver vairākas darbības. Šo uzdevumu kopums ļauj izveidot pārskatāmu, viegli uztveramu finanšu informāciju, kuru var nodot gan cilvēkiem, kas vada uzņēmumu no iekšienes, kā, piemēram, uzņēmuma vadībai, lai izprastu uzņēmuma finansiālo stāvokli, gan tiem, kas atrodas ārpus uzņēmuma, kā, piemēram, auditam, lai veiktu dažādas pārbaudes.
Visi grāmatvedības uzdevumi ir jāveic, balstoties uz grāmatvedības dokumentiem. Grāmatvedības dokumenti ir dažādi rakstveida rīkojumi, kas pierāda, ka ir veikta kāda saimnieciska operācija jeb darījums. Viesi grāmatvedības dokumenti tiek šķiroti iekšējos un ārējos dokumentos. Iekšējie dokumenti ir tie, kas tiek sastādīti uzņēmuma iekšienē, kā, piemēram, kases orderi, maksājuma uzdevumi, algu saraksti, pavadzīmes u.c. Ārējie dokumenti ir tie, kas saņemti no citiem uzņēmumiem vai organizācijām un pierāda šo sadarbību, piemēram, bankas konta izraksti, rēķini, preču pavadzīmes, čeki u.c.
Visi grāmatvedības dokumenti tiek fiksēti grāmatvedības reģistros, lai pēc tam ar tiem būtu vieglāk strādāt. Ir vairāku veidu grāmatvedības reģistri, piemēram hronoloģiskie reģistri, kas grupē datus hronoloģiskā secībā un tie ļauj spriest par situāciju dažādos pārskata periodos. Sistemātiskie reģistri grupē datus konkrētās kategorijās, lai veidotu grāmatvedības kontus. Atsevišķos gadījumos var būt arī citi reģistri. Pēc tam visi šie datu reģistri tiek izmantoti, lai pildītu visus augstāk minētos uzdevumus.
Grāmatvedība ir obligāta visiem komersantiem, lai visi finanšu darījumi būtu pārskatāmi. Grāmatvedības procesus regulē likums par grāmatvedību. Tajā sīki izskaidrots, kādi ir grāmatvežu un viņu darba devēju pienākumi un tiesības. Pamatā grāmatvedībai jābūt pārskatāmai, patiesai un aktuālai. Tas nozīmē, ka grāmatvedim vienmēr sistemātiski jāreģistrē visi saimnieciskie darījumi bez slēptiem nolūkiem vai maldiem.
Tātad grāmatvedība nav vien pārskatu un naudas plūsmas veidošana, uzņēmuma iekšējām vajadzībām. Tas ir dažādu sistemātisku procesu kopums, kas palīdz izprast, kāda ir uzņēmuma vai organizācijas finansiālā situācija, dažādos griezumos. Šis process tiek stingri kontrolēts un uzraudzītas, jo informācijai, ko uzņēmums par sevi sniedz ir jābūt patiesai.