Pilnīgi visiem saimnieciskās darbības veicējiem ir pienākums reģistrēt visus saimnieciskos darījumus grāmatvedības kontos, taču visiem tas nav jādara pēc vienāda principa. Pastāv divas grāmatvedības ierakstu sistēmas – vienkāršā ieraksta grāmatvedība un divkāršā ieraksta grāmatvedība. Vienkāršā ieraksta grāmatvedība ir ļoti vienkāršs darījumu reģistrēšanas veids, ko var veikt gandrīz jebkura persona, kas kaut ko saprot no uzņēmējdarbības un finansēm, taču likums nosaka, ka to drīkst izmantot tikai individuālie uzņēmēji, individuālie komersanti un zemnieku un zvejnieku saimniecības, kuru apgrozījums nepārsniedz 300 000 eiro gadā. Visiem pārējiem komersantiem ir obligāti jāveic divkāršā ieraksta grāmatvedība. Kas tad īsti ir divkāršā ieraksta grāmatvedība un kāpēc tā ir obligāta lielākajai daļai komersantu?
Divkāršā ieraksta grāmatvedība paredz, ka visas grāmatvedības operācijas ir jāreģistrē divas reizes. Tas nozīmē, ka reģistros visi saimnieciskie darījumi ir jāpiefiksē, divos, savstarpēji saistītos kontos – kasē un pircēju parādos jeb debetā un kredītā. Loģiski, ka vienā kontā darījums būs pozitīvs un otrā negatīvs, taču darījumu summām jābūt identiskām, jo tas ir viens un tas pats darījums no diviem skatupunktiem. Piemēram, ja uzņēmumam klients samaksā parādu 1 000 eiro, nauda tiek ieskaitīta kasē, līdz ar to kontos tiks veikti divi ieraksti – par 1 000 ir eiro samazinājušies pircēju parādi (ieraksts pircēju parādos jeb kredītā) un par 1 000 eiro palielinājies naudas atlikums kasē (ieraksts kasē jeb debetā).
Varētu šķist, ka šāda sistēma visu tikai sarežģī un tā īsti nemaz nav nepieciešama, jo kāpēc gan vien uz tas pats darījums būtu jāreģistrē divas reizes? Patiesībā tas ir pat ļoti svarīgi, jo šādā veidā tiek nodrošināta efektīva kļūdas pārbaude un efektivitāte. Tā kā abos kontos reģistrēto darījumu summām ir jābūt vienādām, abu kontu bilance arī ir vienāda. Ja skaitļi nesakrīt, ir skaidrs, ka kaut kur ir ieviesusies kļūda. Vēl šī sistēma ir daudz pārskatāmāka. Tā kā lielos uzņēmumos ikdienas var tikt veikti simtiem darījumu, veicot vienkāršos ierakstus, ātri vien var apjukt. Veidojas garš saraksts ar darījumiem, kuriem never izsekot līdzi. Divkāršā ieraksta grāmatvedība nodrošina to, ka visiem ierakstiem ir jābūt līdzsvarā, turklāt tas ievērojami atvieglo pārskatu veidošanu gada beigās. Divkāršā ieraksta grāmatvedība ir visai sarežģīta un gandrīz vienmēr uzņēmumā to veic grāmatvedis, kuram ir atbilstošas zināšanas.
Kaut gan likums paredz, ka individuālie uzņēmēji, individuālie komersanti un zemnieku un zvejnieku saimniecības, kuru apgrozījums nepārsniedz 300 000 eiro gadā, drīkst veikt vienkāršā ieraksta grāmatvedības uzskaiti jeb ieraktus žurnālā, tā nav obligāta prasība. Arī šādi saimnieciskās darbības veicēji var izvēlēties divkāršā ierakta grāmatvedības uzskaites sistēmu, taču, ir jārēķinās ar to, ka tas prasīs papildus līdzekļus, jo būs jāalgo grāmatvedis vai vismaz jākonsultējas ar grāmatvedi par atsevišķiem jautājumiem. Grāmatvedības uzskaites sistēmu ir jāizvēlas, balstoties uz nepieciešamību, proti, to, cik daudz ierakstu ir nepieciešamas veikt un cik liels ir finanšu līdzekļu apgrozījums.
Kaut arī divkāršā ieraksta grāmatvedība ir daudz sarežģītāka nekā vienkāršā ieraksta grāmatvedība, tā tomēr ir ļoti nepieciešama jebkuram nopietnam uzņēmējam. Šī sistēma tiek izmantota jau gadsimtiem ilgi un tā spēj nodrošināt precizitāti un ļauj izvairīties no kļūdām.